Новости >> Молодежная жизнь >> Как создать порядок на рабочих местах своих сотрудников


Как создать порядок на рабочих местах своих сотрудников

порядок на рабочем местеКаждый бизнесмен мечтает о порядке и не только в предпринимательской деятельности, но и том, чтобы был полный порядок на рабочем месте у каждого сотрудника. Главное, разъяснить подчиненным, что в понимании руководителя является порядком. Команда, навести порядок на рабочем месте, обычно воспринимается, как переложить бумаги с одного места на другое, то есть как наведение внешнего лоска. Понятное дело, очень приятно, когда в офисе наведен эстетический порядок, но это совершенно не является свидетельством наличия порядка. Тем более, что через пару дней такой порядок исчезнет.

Самая страшная картина, но совершенно стандартная, когда на рабочем месте все бумаги лежат в полном хаосе, относятся к совершенно разным проектам, а посередине компьютерная мышка и чашка с недопитым кофе. А ящики стола полностью завалены «макулатурой», которая никогда и ни кем не будет разбираться. И после команды о наведении порядка, сотрудник складывает все бумаги в папку, моет чашку, в стол, естественно, не заглядывает – знакомая картина.

В то же время руководитель должен понимать, что рабочее место сотрудника ему действительно удобно, у него есть хороший компьютер (ноутбук), быстрое подключение к сети (как внутренней так и глобальной), если вы не можете создать качественную и безопасную сеть, то в помощь может прийти такая вот компания http://www.smartnet.ua/. А если сотрудник работает за оборудованием,  которое не позволят даже создать таблицу на несколько тысяч строк, и ему приходится записывать некоторые данные на дополнительных листочках, которые соответственно будут теряться, то ожидать от него порядка,  по меньшей мере – глупо.

С чего же начать?

Наведение порядка должно начинаться с понимания того, что требуется от сотрудника. Человек должен вытащить все бумаги со всех ящиков и перебрать все документы. Все документы, которые не представляют никакой ценности, даже архивной должны попасть в мусорный ящик. При этом, каждый сотрудник должен понимать, что относится к категории «мусора».

Все отсортированные документы должны быть подшиты в отдельные папки, которые в свою очередь обязательно подписываются. Надпись должна быть понятна не только сотруднику, за рабочим местом которого наводится порядок, но и всем остальным членам коллектива. Желательно, чтобы даже в каждой папке была опись находящейся в ней документов.

На столе у работника должно остаться всего лишь три лотка. Чаще всего это папки под названием входящие, исходящие и отложенные. Первая папка должна содержать документы, которые еще не рассмотрены. Во вторую папку или лоток откладываются документы, которые уже «отработаны» и готовы к отправке, как внешним адресатам, так и внутри офиса. И папка «Отложенные» должна содержать документацию, с которой сотрудник работает в настоящий момент.

Таким образом, получается практически чистый стол, только с необходимыми для работы документами, в столе может храниться архив. Так выглядит в идеале порядок на рабочем столе. И только теперь можно переходить к эстетике. Если контролировать и стимулировать сотрудников к поддержанию порядка на рабочем месте, то и компания избавиться от множества проблем.


Спасибо, если добавите эту статью в:
rss подписка на новости

RSS подписка

Подпишись,
чтобы ничего не пропустить

  • Последние

  • Читаемые